Die Herausforderung
Produzierende Unternehmen aus der Chemiebranche und insbesondere Hersteller von Desinfektionsmitteln und Hygieneprodukten stehen in der aktuellen Situation unter einem enormen Produktionsdruck. In Zeiten der Corona-Krise erleben solche Unternehmen eine regelrechte Auftragsflut – die Telefonleitung glüht, das E-Mail-Postfach im Vertrieb explodiert.
Im nächsten Schritt müssen diese Unternehmen die entsprechenden Abnehmer mit Ihren Produkten so schnell wie möglich beliefern. Dies alles bedeutet, dass nicht nur die Produktion, sondern auch die komplette IT, welche die Abwicklungsprozesse unterstützt, schnell und sicher skalieren muss.
Genau in solchen Situationen sind Medienbrüche und Digitalisierungslücken wie z.B. Rechnungsdatenübernahme aus PDF-Dokumenten in das hausinterne ERP System oder umständliche manuelle Schritte bei der Auftragsabwicklung innerhalb des zentralen ERP-Systems die Stellen, welche keine Skalierung ermöglichen und zu Überlastung der dafür zuständigen Mitarbeiter und Prozesse führen können.
Natürlich können solche Stellen, erstmals durch den aktuellen hohen Produktionsdruck erkannt, mittels umfangreicher Programmierung und geeigneter Schnittstellen bzw. Systemintegration ausgebessert werden. In dieser ganz aktuellen und speziellen Situation sind diese Schritte für die kommenden Monate eher keine gute Option, da Ressourcen in den Fachabteilungen am Limit sind und die IT sehr stark überlastet ist.
Also: dieser Umstand tut richtig weh! Aber welches Schmerzmittel hilft hier schnell?
Die Herausforderung
Unter den aktuellen Umständen muss man als Dienstleister etwas umdenken – aus unserer Sicht nichts zu unternehmen und die Situation trotz der erwähnten IT-Schmerzen zu ertragen ist keine Option.
Wenn wir aber die Situation wirklich verbessern wollen, soll der Eingriff minimalinvasiv, sehr schnell und parallel zum laufenden Betrieb stattfinden. Wir haben keine Wochen für umfangreiche Konzepte und Programmierarbeiten, sondern einige wenige Tage zum Handeln.
Die laufenden Systeme und insbesondere das ERP-System dürfen nicht durch neue Rollouts beeinträchtigt und verändert werden, die aktuell überlastete hausinterne IT-Abteilung soll, so wenig wie möglich, durch den Eingriff beansprucht werden und der Fachbereich soll genau an den Stellen, wo es weh tut, abgeholt werden.
Dies alles erreichen wir durch den punktuellen Einsatz von RPA & UiPath Robots. Ein Beispiel aus der Praxis: im Bereich der Auftragsdisposition meldet uns ein Kunde, dass die Abwicklung / Disposition von im ERP-System erfassten Aufträgen bei Terminverschiebung der Zulieferer insbesondere bei der aktuell sehr hohen Menge an Aufträgen zu sehr vielen manuellen Schritten führen, sodass die Mitarbeiter im Bereich Customer Care täglich zuviel Zeit mit dieser Aufgabe täglich verlieren.
Unser Vorgehen: nach einem kurzen Telefonat mit der Fachabteilung war für uns schnell klar – diese Aufgabe kann von einem UiPath Attended Robot übernommen werden. Mit dem UiPath Robot automatisieren wir die Dispositionsschritte sozusagen über die aktuellen Masken des ERP-Systems. Der Robot bedient das ERP System genauso, wie der Mitarbeiter aus der Fachabteilung das machen würde, nur in einer deutlich höheren Geschwindigkeit und dies, falls nötig auch im 24×7 Modus. So kann der Mitarbeiter aus der Fachabteilung sich anderen Aufgaben widmen, der Gesamtprozess gewinnt an Geschwindigkeit und Qualität. Das Unternehmen skaliert.
Wichtig: UiPath Robot Programmierung, Installation und Einweisung der Mitarbeiter sind in wenigen Tagen geschafft, so dass wir relativ schnell die Situation spürbar verbessern können. Dieses Vorgehen ist unabhängig vom ERP-System und kann bei jedem anderen Unternehmen ausgerollt werden.
Resümee
Durch RPA und UiPath Robots ist es möglich, nicht nur Prozesse sehr schnell zu digitalisieren, sondern auch Digitalisierungslücken, die Sie unter Stress entdeckt haben, unter dem hohen, zurzeit herrschenden Leistungsdruck, sicher und effektiv zu schließen. Es handelt sich dabei um ein minimalinvasives und kostenschonendes Verfahren, das Ihrem Unternehmen erst einmal Luft verschafft. Luft, um bestehende Prozesse zu bearbeiten, schneller zu produzieren, Kunden effektiver zu bedienen, Entscheidungen sicher zu treffen und ggf. mehr Umsatz zu erwirtschaften.
